En el entorno B2B hacemos multitud de presentaciones a diario. A veces las preparamos con muy poco tiempo, pensando únicamente en lo que queremos contar y no nos paramos a pensar en lo que el otro quiere escuchar. Sin embargo la clave del éxito de una presentación está, precisamente, en saber qué necesita saber específicamente nuestro interlocutor. Esto es especialmente importante en el entorno B2B donde cada presentación se concibe con un objetivo determinado.
Ese es precisamente el factor clave a la hora de pensar y desarrollar una presentación: ¿qué es lo que queremos conseguir? ¿a quién nos dirigimos? Obviamente las respuestas a estas preguntas van a determinar el contenido, la estructura e incluso las herramientas. Porque en general casi todas las presentaciones corporativas se preparan teniendo en cuenta dos necesidades fundamentales: o bien buscar dar a conocer la empresa o bien son herramientas de ventas para el equipo comercial.
Un escaparate para la empresa
Es frecuente que el equipo de la empresa, sobre todo el equipo directivo, deba presentar la corporación en foros muy diversos y antes públicos bien diferentes. En ocasiones las presentaciones tienen lugar ante colegas del sector pero muchas otras veces los receptores de la comunicación son personas ajenas a la realidad del mercado: instituciones, estudiantes o responsables de la administración son un público habitual para determinado tipo de presentaciones corporativas.
La brevedad, la concisión y la necesidad de mantenerse fiel a las ideas fundamentales son los principios que deben guiar este tipo de presentaciones. Es necesario ser capaz de condensar lo máximo posible el contenido para no abrumar al interlocutor. Además, tenemos que ser capaces de que aislar tan solo cuatro o cinco ideas fundamentales y volver recurrentemente a ellas para facilitar que el público asimile el mensaje que nos hemos marcado como objetivo.
Un arma de venta
Pero más allá de servir para dar a conocer la empresa, las presentaciones son una poderosa herramienta para ayudar al equipo comercial a vender más. La clave entonces está del lado del producto. El contenido institucional debe ponerse al servicio de la acción de ventas de manera que este ha de prepararse pensando en:
- Presentar la empresa
- Poner en valor el know-how de su equipo
- Paliar las posibles reticencias del cliente de cara a la empresa (contrarrestar las debilidades de un DAFO)
Tras este contenido corporativo llega el turno del portfolio o catálogo en el que los productos de la empresa deben estar bien presentes. No es necesario mostrarlos de manera pormenorizada. La clave aquí se encuentra en la organización de los mismos pensando específicamente en responder a las necesidades de cada cliente, si puede ser con ejemplos, mejor.
En la presentación que preparamos junto a Grupotec Renewables para dotar a su equipo directivo de una sólida herramienta comercial construimos un portfolio de proyectos basados en fichas que los propios profesionales de la empresa se encargan de actualizar en función de los nuevos proyectos entregados.
Una buena imagen
Obviamente este contenido debe envolverse con la mejor apariencia posible. Una imagen que no sólo ha de estar en consonancia con la identidad corporativa de la empresa; también debe atraer y sorprender en la medida de lo posible. La inclusión de imágenes evocadoras, el uso de vídeos o, incluso, la inclusión de animaciones o el recurso a un formato animado, pueden marcar la diferencia a la hora de lograr que nuestra presentación cumpla su objetivo comercial.
Ese fue, por ejemplo el motivo principal que nos llevó a desarrollar una presentación para Helados Nestlé en formato animado, en la que las diapositivas se sucedían con ritmo audiovisual y las imágenes, los sonidos y los gráficos se combinaban para destacar los mensajes que el cliente deseaba enfatizar.